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交通行政执法文书制作规范
发表日期:2012年4月1日
交通行政执法文书制作规范
 
第一章  总则
第一条 为规范交通行政执法行为,提高交通行政执法文书制作水平,根据《交通行政处罚程序规定》,结合交通行政执法工作实际,制定本规范。
第二条 本规范适用于监督检查、行政处罚等交通行政执法文书的制作。
  第三条 交通行政执法文书的内容应当符合有关法律、法规和规章的规定,做到格式统一、内容完整准确、表述清楚、用语规范。
第二章  文书制作基本要求
  第四条 交通行政执法文书应当按照规定的格式,使用A4型纸制作。文书中的交通行政执法机关应填写单位全称,文头应与盖章单位一致。
  交通行政执法机关制作文书时应当按照规定的格式印制后填写。有条件的,可以按照规定的格式打印制作。
第五条 执法文书首页不够填写的可附页记录,并标注页号,由执法人员和当事人签名并标注日期。
  两联以上的文书应当使用无碳复写纸印制,第一联留存归档。
第六条 交通行政执法文书设定的栏目,应当逐项填写,不得遗漏和随意修改。无需填写的,应当用斜线划去。
文书中除编号、数量等必须使用阿拉伯数字的外,应当使用汉字。
第七条 交通行政执法文书应当使用公文语体,语言规范、简明、严谨、平实。不得使用推测性或含义不清的词句。
  文书应当使用蓝黑色或黑色签字笔或钢笔填写,做到文字规范、字迹清楚、文面整洁。
  第八条 交通行政执法文书中“案由”填写为“当事人姓名(名称)+涉嫌违法行为性质+案”,例如:XXX未取得从业资格证从事道路运输案。
  第九条 当场处罚决定书、立案审批表、违法行为通知书、行政处罚决定书等对外送达的交通行政执法文书应当编注案号。
  编号模式为:行政执法机关简称+执法门类+文书类别+年份+文书顺序号。例如:河北省石家庄市交通局年2008年作出的第10号行政处罚决定书应编号为:冀石交罚[2008]10号。
  第十条 交通行政执法文书中当事人情况应当按如下要求填写:
  (一)根据案件情况确定“个人”或者“法人或者其他组织”,“个人”、“法人或者其他组织”两栏不能同时填写;
  (二)当事人为公民的,姓名应填写身份证或户口簿上的姓名;住址应填写常住地址或居住地址;“年龄”应以公历周岁为准;
  (三)当事人为法人或者其他组织的,填写的单位名称、法定代表人(负责人)、地址等事项应与工商登记注册信息一致,不得随意省略和使用代号;
  (四)当事人名称前后应一致。
第十一条 询问笔录、现场笔录、勘验(检查)笔录、听证笔录等文书,应当当场制作并交当事人阅读或者向当事人宣读,由当事人逐页签字或盖章确认。
当事人认为笔录内容无误的,应在笔录上写明“以上笔录无误”字样,并签名注明日期。当事人发现笔录有误,可以要求修改笔录,在每一处修改的地方,要让被询问人一一签名,予以确认。当事人要求作较大修改的,可以要求当事人在笔录后另外书写,并签名确认。
当事人拒绝签字盖章或拒不到场的,执法人员应当在笔录中注明,并可以邀请在场的其他人员签字。
  第十二条 交通行政执法文书首页不够记录时,可以附纸记录,但应当注明页码,由相关人员签名并注明日期。
  第十三条 交通行政执法文书中的审核或审批意见应表述明确,没有歧义。
第十四条 向当事人告知和送达的通知书、告知书等对外文书必须以处罚机关名义作出,加盖本机关公章。
需要交付当事人的文书中设有签收栏的,由当事人直接签收;也可以由其同住的成年家属或委托代理人签收。
  文书中没有设签收栏的,应当使用文书送达回证。
第十五条 交通行政执法文书中注明加盖交通行政执法机关印章的地方必须加盖印章,加盖印章应当清晰、端正。
执法文书尾部要求签名或注明日期的,必须准确无误,并由执法人员、审核人、审批人等手签姓名,不得机打。
第三章  具体文书适用及制作
第十六条 现场笔录(交通行政执法文书之一)是指用于记录现场有关人员基本情况、主要违法事实和主要证据的文书:
(一)“执法地点”栏应填写执法时所处位置,具体到门牌号、房间号、体现现场特征。
(二)“执法时间”栏应包括起始时间,具体到分;
(三)“主要内容”栏填写现场检查中发现的主要违法行为所发生的时间、地点、事件经过及主要证据等相关内容,要求准确、全面反映现场的客观状态。
第十七条 举报记录(交通行政执法文书式样之二)是指交通行政执法机关接到电话、信函、来人等各种渠道的举报揭发违法行为所进行的记录:
(一)“举报类别”栏应当根据举报情况填写来信、来电或来访;
(二)“举报内容”栏应写清举报的时间、地点、主要情节、同案人、知情人、证明人等,还应反映出举报人不愿留下姓名或要求保密以及声明其举报材料的可靠程度等内容;
(三)举报内容若案情复杂,可请举报人递交书面举报材料。
第十八条 立案审批表(交通行政执法文书式样之三)是指交通行政执法机关在办理一般程序案件中,用以履行报批立案手续的文书:
  (一)“案件来源”栏应当根据实际情况分别注明执法检查发现、群众举报、电话投诉、上级机关交办等。
(二)“案件基本情况”栏应当写明立案的事实根据,摘要介绍案情和叙述违法事实。如果是执法检查中发现的违法事实,应当写明检查方式、违法行为人、违法行为以及违法标的物的形态、质量和数量;如果是单位和个人举报或者是接受移交的案件,应当将举报人、移送机关陈述、介绍的违法事实如实写明;
(三)“立案依据”栏由受案机构负责人填写违法行为违反的法律条款,应写明法律全称,并具体到款、项、目,不必提出处罚种类和数额;
(四)“受案机构意见”栏应当根据案情提出“建议立案调查”等明确意见,由受案机构负责人签名并注明提出意见的日期。
(五)“负责人审批意见”栏应当由交通行政执法机关负责人根据案情提出明确意见。同意立案的,应当写明“同意立案”,同时明确两名以上具体承办人;不同意立案的,应当写明“不予立案”。
第十九条 协助调查通知书(交通行政执法文书式样之四)是交通行政执法机关调查案件时,请求有关单位和人员进行协助调查时使用的文书。
如需要某单位进行协助调查,主送栏填写该单位的名称;如需要个人进行协助调查的,主送栏填写协查人的姓名。
第二十条 询问笔录(交通行政执法文书式样之五)是指为了查明案件事实、收集证据,向相关人员调查了解有关案件情况的文字记载:
(一)做到一人一录,不得在一份询问笔录中询问多
人;
(二)“询问时间”应包括起始时间,具体到分,并注明“第X次询问”;
(三)询问地点应具体到门牌号、房间号等;
(四)询问笔录应当记录被询问人提供的与案件有关的全部情况,包括案件发生的时间、地点、情形、事实经过、因果关系及后果等;
(五)询问笔录与其他证据相互印证,不得相互矛盾(特别是时间、地点、数量、金额等具体情节);
(六)询问人提出的问题,如被询问人不回答或者拒绝回答的,应当写明被询问人的态度,如“不回答”或者“沉默”等,并用括号标记。
第二十一条 勘验(检查)笔录(交通行政执法文书式样之六)是指交通行政执法人员对与涉嫌违法行为有关的物品、场所等进行检查或者勘验的文字图形记载和描述;
(一)勘验(检查)情况及结果应当包括检查的过程,检查的内容、范围和方式,被检查人或被检查单位的有关人员是否到场等内容;
(二)需要绘制勘验图的,可另附纸;
(三)对现场绘制的勘验图、拍摄的照片和摄像、录音等资料应当在笔录中注明。
第二十二条 抽样取证凭证(交通行政执法文书式样之七)是指交通行政执法人员在执法过程中,抽取涉嫌违法物品样品保存作证据或送交有关部门鉴定而制作的文书:
(一)      抽取样品应当按照有关技术规范要求进行;
(二)      抽样送检的样品应当在现场封样,由当事人和交
通行政执法人员共同签字或盖章;
(三)抽样取证凭证中各栏目信息,应当按照物品(产品)包装、标签上标注的内容填写,其中“规格及批号”栏,应当按照物品(产品)包装、标签上标明的批准文号、规格等填写。
第二十三条 委托鉴定书(交通行政执法文书式样之八)是指交通行政执法机关在调查取证过程中,对相关专业问题委托专业机构进行鉴定的文书:
(一)主送栏应当写明受委托机构的全称;
(二)“鉴定要求”栏应当写明委托鉴定的事项;鉴定目的及相关要求;
(三)委托单位向受委托机构提交的相关材料要齐全。
第二十四条 鉴定意见书(交通行政执法文书式样之九)是指受交通行政执法机关的委托,相关专业机构对专业问题出具的专业鉴定意见和结论。
鉴定意见书应当有鉴定机构和鉴定人鉴定资格的说明。
第二十五条 证据登记保存清单(交通行政执法文书式样之十)是指交通行政执法机关在查处案件过程中,对可能灭失或者以后难以取得的证据进行登记保存时使用的文书:
  (一)先行登记保存得证据由被检查人就地保存;
  (二)交通行政执法机关可以在证据登记保存的相关物品和场所加贴封条,封条应当标明日期,并加盖交通行政执法机关印章。
(三)文书中应当对被保存物品的名称、规格、数量作清楚记录,便于准确判断物品及其价值;
(四)当事人应当签署“上述物品经核对无误”的意见并手签姓名和签收日期,当事人不在现场或拒签的,执法人员应当在文书上注明情况;
(五)物品清单空白项应做划线处理,不得空白。
第二十六条 证据登记保存处理决定书(交通行政执法文书式样之十一)是指交通行政执法机关在规定的期限内对被登记保存的物品作出处理决定并告知当事人的文书:
(一)当事人姓名(名称)应与证据先行登记保存清单中的当事人一致;
(二)物品具体处理决定意见应当包括:全部或部分退还、送交有关机构检验或鉴定、依法予以没收、移送其他机关等;
(三)作出退还决定的,应当有当事人“上述物品已全部退还”的意见记载、接受时间以及两名以上执法人员的签名。
第二十七条 车辆暂扣凭证(交通行政执法文书式样之十二)是交通行政执法人员在实施道路运输监督检查中,经过调查发现车辆从事道路运输经营活动,但没有车辆营运证且无法提供其他有效证件,而对车辆进行暂扣的凭证:
(一)“被暂扣车辆情况”栏应填写清楚车辆本身的信息,包括机动车牌号码、厂牌型号;
(二)“与车辆所有人关系”栏,按照 调查结果填写与车辆所有人为同一人、近亲属、借用车辆、雇佣关系、车辆所有人的职工等内容;
(三)“暂扣时间地点”栏应写明车辆被扣留的起始时间和车辆被扣留存放的具体地点;
(四)“车辆简况”栏应当注明轮胎、门锁、车灯、玻璃、后视镜是否完好,检查车上其他设备及物品并做好记录;
(五)车辆有异常情况的,在备注栏中注明情况;
(六)当事人签名栏:车辆所有人为公民,或者其代理人在现场的,由车辆所有人或其代理人签名并注明日期;车辆所有人为单位并其代理人在现场的,由代理人签名并注明日期;车辆所有人或其代理人不在现场的,由车辆驾驶人签名并注明日期。
第二十八条 责令车辆停驶通知书(交通行政执法文书式样之十三)是指由于车辆对公路造成较大损害,交通行政执法机关责令当事人停驶车辆,停放于指定场所的文书:
(一)“被暂扣车辆情况”栏应填写清楚车辆本身的信息,包括机动车牌号码、厂牌型号;
(二)“与车辆所有人关系”栏,按照 调查结果填写与车辆所有人为同一人、近亲属、借用车辆、雇佣关系、车辆所有人的职工等内容;
(三)“责令停驶时间及地点”栏应写清车辆被责令停驶的准确时间和具体地点。
(四)责令车辆停驶决定应当填写被责令停驶车辆的车辆号牌号码、该车造成公路损害的地点,写明具体的公路名称和起止桩号;
(五)当事人签名栏:车辆所有人为公民,或者其代理人在现场的,由车辆所有人或其代理人签名并注明日期;车辆所有人为单位并其代理人在现场的,由代理人签名并注明日期;车辆所有人或其代理人不在现场的,由车辆驾驶人签名并注明日期。
(六)备注栏应当注明车辆被停驶时是否已经损坏,损坏的部件及程度、车上其他设备及物品是否清点完毕等。
第二十九条 解除行政强制措施通知书(交通行政执法文书式样之十四)是指经交通行政执法机关调查核实,依法对暂扣物品解除强制措施并告知当事人的文书。
交通行政执法机关在做出解除行政强制措施决定时,应当视情况制作解除行政强制措施的物品清单。
第三十条 责令改正通知书(交通行政执法文书式样之十五)是指交通行政执法机关依据有关法律、法规的规定,责令违法行为人立即或在一定期限内纠正违法行为的文书:
(一)违法事实表述要简明、清晰,一般要注明违法时
间、违法地点、违法行为性质、数量等情节;
(二)违反的法律和责令改正引用的法律要写全称,适
用的专业法有责令改正依据的,应当引用专业法;适用的专业法没有责令改正依据的,应当引用《中华人民共和国行政处罚法》第二十三条之规定;
(三)可以立即改正的,应当责令当事人立即改正,并可将改正结果注于责令改正通知书下方;不能立即改正的,应当写出明确的责令整改期限;
(四)责令改正的内容应当尽量明确。
第三十一条 回避申请书(交通行政执法文书式样之十六)是指当事人认为交通行政执法人员与案件有直接利害关系,向交通行政执法机关提出请求交通行政执法人员退出对该案件的调查和处理的文书。
“请求事项及理由”栏应写明向交通行政执法机关提出的具体要求、理由和法律依据。
第三十二条 同意回避申请决定书(交通行政执法文书式样之十七)是交通行政执法机关作出的同意当事人提出的回避申请的文书。
驳回回避申请决定书(交通行政执法文书式样之十八)是交通行政执法机关作出的驳回当事人提出的回避申请的文书。
第三十三条 案件处理意见书(交通行政执法文书式样之十九)是指案件调查结束后,交通行政执法人员就案件调查经过、证据材料、调查结论及处理意见报请交通行政执法机关负责人审批的文书:
  (一)“案件调查经过及违法事实”栏应当注明违法行为发现时间、发现途径、违法行为人、违法行为发生地点、违法行为内容等违法事实、情节和后果,以及开展调查取证的全部过程;
(二)“调查结论和处理意见”栏应当由执法人员根据案件调查情况和有关法律、法规的规定提出处理意见。据以立案的违法事实不存在的,应当写明建议终结调查并结案等内容;对依法应给予行政处罚的,应当写明给予行政处罚的种类、幅度及法律依据等;
(三)“法制工作机构审核意见”栏应当写明具体审核意见,由法制工作机构负责人签名;
(四)“行政执法机关审批意见”栏由交通行政执法机关负责人明确写明“同意承办人意见”或者写明同意作出处理决定的全部内容,不得只写“同意”。
第三十四条 违法行为通知书(交通行政执法文书式样之二十)是指交通行政执法机关在作出行政处罚决定前,告知当事人拟作出的行政处罚决定的事实、理由、依据以及当事人依法享有的权利的文书:
(一)主送一栏应当写明当事人的个人姓名或者单位全称;
(二)写明当事人的违法事实以及当事人违法行为发生的具体时间,对违法事实的描述应当完整、明确、客观,不得使用结论性语言;
(三)写明所违反法律、法规、规章的全称及具体条款项;
(四)写明拟作出行政处罚的种类、幅度及法律依据,
罚款处罚的应当写明罚款数额;
    (五)告知当事人享有的陈述和申辩的权利、要求举行听证的权利及法定期限,并注明联系人、联系电话和交通行政执法机关地址等。
第三十五条 陈述申辩书(交通行政执法文书式样之二十一)是指在向当事人送达违法行为通知书后,当事人对案件事实、处罚理由和依据、执法程序等进行陈述申辩时适用的文书:
(一)问答式的陈述申辩书,其制作要求参见本规范第二十条的相关规定;
(二)综合叙述式的陈述申辩书,以记录当事人的陈述、申辩内容为主,执法人员根据需要,可以在当事人陈述、申辩后,继续询问有关情况;
(三)当事人委托陈述申辩人的,应当出具当事人的委托书。
  第三十六条 听证通知书(交通行政执法文书式样之二十二)是指交通行政执法机关决定举行听证会并向当事人告知听证会具体事项的文书:
(一)听证通知书中应当告知当事人举行听证会的时间、地点、方式(公开或不公开)以及听证主持人、听证员、书记员的姓名、工作单位及职务;
(二)应当注明交通行政执法机关的联系方式,包括行政执法机关名称、地址、联系电话、联系人,并加盖交通行政执法机关印章。
第三十七条 听证公告(见交通行政执法文书式样之二十三)是交通行政执法机关公开进行听证时,通知相关利害关系人报名参加听证会的文书:
(一)听证公告一般在网上、行政机关办公场所外明显处张贴;
(二)“听证会须知”栏应当详细填写申请参加听证会的公民、法人或者其他组织应当满足的条件,清楚告知参加听证会的各项注意事项;
(三)听证公告中有人数限制的,应当说明显止原因、限制人数;
(四)已经公告的听证因故延期或取消的,应当予以公告,对已确认参加的人员应当及时通知。
第三十八条 听证委托书(交通行政执法文书式样之二十四)是当事人或第三人不能亲自参加听证,委托相关人员参加听证,代理其行使听证权的文书。
听证委托书应当清楚界定委托权限。
  第三十九条 听证笔录(交通行政执法文书式样之二十五)是指记录听证过程和内容的文书:
  (一)“听证主持人”、“听证员”、“书记员”栏填写上述人员的姓名、工作单位及职务;
(二)“听证记录”应当写明听证主持人宣读听证纪律、听证参加人员的权力义务;案件调查人员提出的违法事实、证据和处罚意见;当事人陈述、申辩的理由以及是否提供
新的证据,证人证言、质证过程等内容;
  (三)当事人或其委托代理人、主持人、书记员应当在笔录上逐页签名并在尾页注明日期;证人应当在记录其证言之页签名。
  第四十条 听证报告书(交通行政执法文书式样之二十六)是指听证会结束后,听证主持人向交通行政执法机关负责人报告听证会情况并提出案件处理意见的文书:
  (一)“听证基本情况摘要”栏应当填写听证会的时间、地点、案由、听证参加人的基本情况、听证认定的事实、证据。
  (二)“听证结论及处理意见”应当由听证人员根据听证情况,对拟作出的行政处罚决定的事实、理由、依据做出评判并提出倾向性处理意见;
(三)听证主持人向交通行政执法机关负责人提交听证报告书时,应当附听证笔录。
第四十一条 重大案件集体讨论记录(交通行政执法文书式样之二十七)是指用以记录交通行政执法机关对案情复杂或有重大违法行为需要给予较重行政处罚的案件进行集体讨论相关情况的文书:
(一)讨论时间应包括起始时间,具体到分;重大案件集体讨论记录笔录的制作时间不得早于证据取得的时间(如讯问笔录的制作时间),不得晚于行政处罚决定书的作出时间;
(二)讨论地点应具体到门牌号、房间号;
(三)“案件简介”应当包括:案件来源、违法事实、情节后果、法律依据、当事人意见等;
(四)“讨论记录”栏中要明确每个人的意见;
(五)集体讨论记录要有明确的结论性意见,结论性意见要与行政处罚决定书作出的处理决定一致;
(六)“出席人签名”栏应由全体出席人本人签名,体现集体负责制。
第四十二条 行政(当场)处罚决定书(交通行政执法文书式样之二十八)是指交通行政执法机关适用简易程序,现场作出处罚决定的文书。
相关制作要求参见本规范地四十三条。
  第四十三条 行政处罚决定书(交通行政执法文书式样之二十九)是指交通行政执法机关依法适用一般程序,对当事人作出行政处罚决定时使用的文书:
(一)“违法事实及证据”栏应当写明违法行为发生的时间、地点、违法行为的情节、性质、手段、危害后果及能够证明违法事实的证据种类(名称)等情况;
(二)对违法事实的描述应当全面、客观,阐明违法行为的基本事实,即何时、何地、何人、采取何种方式或手段、产生何种行为后果等;列举证据应当注意证据的证明力,对证据的作用和证据之间的关系进行说明;
(三)处罚依据应当写明作出处罚所依据的法律、法规或规章的全称,有款、项、目的,必须具体到款、项、目,特别是项的表述要规范;
(四)引用法律依据的顺序按效力位阶高低引用,效力位阶高有限引用,不得引用法律、法规、规章以外的文件作为处罚依据;不得引用未经公布的法律、法规、规章作为处罚依据;
(五)处罚内容应当主次分明、具体明确,写明处罚种类、数额、期限等,作出罚款的行政处罚,应当写明指定的收款银行名称和帐号,依法当场收缴罚款的用斜线标志;
(六)应当对当事人陈述申辩意见的采纳情况及理由予以说明;对经过听证程序的,文书中应当载明;
(七)有从轻或者减轻情节,依法予以从轻或者减轻处罚的,应当写明;
(八)应当告知当事人有申请行政复议、提起行政诉讼的权利,法律、法规规定复议前置的,可以只告知行政复议的途径和期限;
(九)行政处罚决定书必须加盖交通行政执法机关印章。
第四十四条 不予行政处罚决定书(交通行政执法文书式样之三十)是指交通行政执法机关认为当事人的违法行为轻微,依法对当事人不予行政处罚时使用的文书。
第四十五条 分期(延期)缴款罚款申请书(交通行政执法文书式样之三十一)是指当事人向交通行政执法机关请求分期(延期)缴款罚款使用的文书。
分期(延期)缴款罚款申请书中应当填写案件承办人的意见和交通行政执法机关负责人的审批意见。
第四十六条 同意分期(延期)缴纳罚款通知书(交通行政执法文书式样之三十二)是指交通行政执法机关同意并告知当事人提出的分期(延期)缴纳罚款申请使用的文书:
(一)写明对当事人作出的行政处罚决定的日期和文书编号;
(二)写明对当事人作出的罚款决定的数额;
(三)批准当事人延期缴纳罚款的,在该选项前的方框中打勾,并写明延长期限的截止日期;
(四)批准当事人分期缴纳罚款的,在在该选项前的方框中打勾,并且每一期都应当单独开具本文书,编写文书编号并写明当事人尚未缴纳罚款的余额。
第四十七条 不予分期(延期)缴纳罚款通知书(交通行政执法文书式样之三十三)指交通行政执法机关不同意并告知当事人提出的分期(延期)缴纳罚款申请使用的文书。
不予分期(延期)缴纳罚款通知书应当写清不同意分期(延期)缴纳罚款的具体原因。
第四十八条 行政强制执行申请书(交通行政执法文书式样之三十四)是交通行政执法机关向人民法院请求强制执行行政处罚决定所使用的文书:
(一)写明受理强制执行申请的人民法院的全称,受理法院一般为行政机关所在地法院,执行标的为不动产的,受理法院为不动产所在地的法院;
(二)写明当事人在法定期限内是否提出行政复议申请、提起行政诉讼或写明行政复议决定、行政判决的有关情况;
(三)写明当事人应当履行的处罚内容,包括行政处罚决定书中的处罚内容、复议决定书中确认的处罚内容和法院裁决确认的处罚内容;
(四)行政强制执行申请书应当附有行政处罚案件的相关案卷资料。
  第四十九条 文书送达回证(交通行政执法文书式样之三十五)是指交通行政执法机关将执法文书送达当事人的回执证明文书:
(一)“送达单位”指交通行政执法机关;
(二)“送达人”指交通行政执法机关的执法人员或交通行政执法机关委托的有关人员;
(三)“受送达人”指案件当事人;
(四)“送达地点”应明确具体街道、门牌号、房间号,表述准确、规范;
(五)送达时间应具体到时、分,由收件人手签;
(六)送达回证空白部分应作划线处理,包括备注栏。
第五十条 处罚结案报告(交通行政执法文书式样之三十六)是指案件终结后,交通行政执法人员报请交通行政执法机关负责人批准结案的文书:
(一)“处理结果”栏应当对案件的办理情况进行总结,对给予行政处罚的,写明违法事实、相关证据以及处罚决定的内容;不予行政处罚的应当写明理由;予以撤销案件的,写明撤销的理由;
(二)“执行情况”栏应当根据案件终结的具体情况写明:“当事人自觉履行了法定的义务”、“当事人未履行法定的义务由人民法院依法强制执行完毕”、“当事人死亡或者被注销、被解散,经法定程序无法执行相应义务”等内容。
第四章  文书归档及管理
  第五十一条 一般程序案件应当按照一案一卷进行组卷;材料过多的,可一案多卷。
第五十二条 卷内文书材料应当齐全完整,无重份或多余材料。
  案卷应当制作封面、卷内目录和备考表。
  封面题名应当由当事人和违法行为定性两部分组成。
  第五十三条 卷内目录应当包括序号、题名、页号和备注等内容,按卷内文书材料排列顺序逐件填写。
  备考表应当填写卷中需要说明的情况,并由立卷人、检查人签名。
  第五十四条 案件文书材料按照下列顺序整理归档:
  (一)案卷封面;
  (二)卷内目录;
  (三)行政处罚决定书;
  (四)立案审批表;
  (五)现场笔录、询问笔录、勘验(检查)笔录、抽样取证凭证、证据先行登记保存清单、证据先行登记保存处理决定书、鉴定意见等;
  (六)违法行为调查报告、违法行为通知书等;
(七)听证会通知书、听证公告、听证笔录、听证报告书等听证文书;
  (八)执行的票据等材料;
  (九)罚没物品处理记录等;
  (十)送达回证等其他有关材料;
  (十一)行政处罚结案报告;
  (十二)备考表。
  第五十五条 不能随文书装订立卷的录音、录像等证据材料应当合理保管,分类保存,并注明录制内容、数量、时间、地点、制作人等,方便随时调阅。
  第五十六条 当事人申请行政复议和提起行政诉讼或者行政机关申请人民法院强制执行的案卷,可以在案件办结后附入原卷归档。
  第五十七条 卷内文件材料应当用阿拉伯数字从“1”开始依次用铅笔编写页号;页号编写在有字迹页面正面的右上角和背面的左上角;大张材料折叠后应当在有字迹页面的右上角编写页号;A4横印材料应当字头朝装订线摆放好再编写页号。
  第五十八条 案卷装订前要做好文书材料的检查。文书材料上的订书钉等金属物应当去掉。对破损的文书材料应当进行修补或复制。小页纸应当用A4纸托底粘贴。纸张大于卷面的材料,应当按卷宗大小先对折再向外折叠。对字迹难以辨认的材料,应当附上抄件。
  第五十九条 案卷应当整齐美观固定,不松散、不压字迹、不掉页、便于翻阅。
  第六十条 办案人员完成立卷后,应当及时向档案室移交,进行归档。
第六十一条 案卷归档,不得私自增加或者抽取案卷材料,不得修改案卷内容。
第六十二条 本规范由交通运输部负责解释。
第六十三条 海事行政执法文书式样和制作要求由交通运输部海事局参照本规范制定。
第六十四条 本规范自公布之日起实施。
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